Toegankelijke pdf's: zorg voor expertise en werk samen

Het pdf-probleem

Bij veel organisaties zijn de pdf-bestanden nog niet toegankelijk. Vaak zien organisaties dit als een groot en onoplosbaar probleem. Ten onrechte, want je kunt er best mee aan de slag en dit pdf-vraagstuk stap voor stap oppakken.

Wat het moeilijk maakt is dat het een decentraal probleem is; iedereen in de organisatie en daarbuiten maakt pdf-bestanden.

Het webteam heeft intussen vaak wel de taak om de pdf-bestanden te plaatsen. Maar tijd om deze toegankelijk te maken ontbreekt. Het probleem lijkt zo wel gecentraliseerd te zijn, maar dat is slechts schijn. De productie van ontoegankelijke pdf's vindt nog steeds decentraal plaats.

Naast tijd ontbreekt het vaak ook aan expertise bij het webteam. Dit team kan wel een testje draaien in Acrobat Pro en de ontoegankelijke pdf terugsturen naar de afdeling. Maar deze heeft de expertise ook niet. Gevolg hiervan: de afdeling heeft geen idee wat te doen. Maar het webteam (met de bijnaam Team Nee) weet ook alleen maar dat de pdf nog niet goed is. Beide partijen zien de pdf als een zwarte doos: het is niet goed, maar niemand heeft een idee wat het probleem is en hoe het beter moet.

Is het oplosbaar? Ja. Hoe? Door te werken aan de volgende 2 punten:

1. Centraliseer het vraagstuk écht. Leg het neer bij enkele personen en zorg dat zij de kennis en ervaring hebben.
2. Kies voor een model van samenwerken. Nee zeggen kan ook, maar start met het samen op te pakken.

Inhoudelijke expert

Zorg dat de controle, reparatie en plaatsing bij slechts een klein aantal mensen ligt. Doordat deze taken ook substantieel zijn in hun functie is er budget om ze op te leiden en krijgen zij de kans om expert te worden. Wat kan zo'n expert?

1. Pdf's toegankelijk maken
2. Pdf's volledig toetsen op toegankelijkheid
3. De toegankelijkheidsproblemen op een begrijpelijke en prettige manier terugkoppelen aan degene die de pdf heeft aangeleverd.

Sociale vaardigheden

In de 2e plaats beschikken deze experts ook over goede sociale vaardigheden om dit onderwerp over te brengen bij collega's en externe partijen.

Ik schets even een praktijksituatie. Het webteam krijgt van een afdeling een pdf aangeleverd, waarin de headings ontbreken. Het webteam mailt het bestand terug met de boodschap 'kopstijlen ontbreken'. De afdeling heeft echter geen idee wat kopstijlen zijn en wat ze nu moeten doen. Resultaat: ergernis en verder gebeurt er niets.

Een andere en betere aanpak is dat de webredacteur even belt en langsloopt bij de collega. Samen achter de computer legt de webredacteur aan de collega uit wat kopstijlen zijn, wat het nut ervan is en hoe je ze kunt gebruiken in het document. Resultaat: probleem is opgelost én de medewerker weet voortaan hoe die het bestand moet aanleveren.

Ook kan het zijn dat er nog kleine aanpassingen nodig zijn. Doe dat als webredacteur, want ook dat is samenwerken.

Dit klinkt zo makkelijk, maar het gebeurt nog weinig. Soms is het ook niet zo makkelijk en moet je als webredacteur echt wel wat meer praten om de collega's mee te krijgen.

Los van dit alles is het natuurlijk belangrijk om de aanpak van dit vraagstuk ook formeel te regelen, maar dat is voer voor een volgend artikel.

Speciaal voor het ontwikkelen van deze sociale vaardigheden hebben wij de 3-daagse opleiding People Skills.

Conclusie

Wil je echt aan de slag met de ontoegankelijke pdf's in je organisatie, doe dan 2 dingen:

1. Zorg dat er een of meerdere medewerkers zijn die echt pdf-expert zijn.
2. Werk samen met degenen die pdf's aanleveren. Overleg, leg het uit en leg het nog een keer uit. En wees bereid om zelf ook kleine aanpassingen te doen.

Pdf-expert worden? Volg de 4-daagse opleiding pdf-specialist.